电子档案移交进馆这一步，被档案馆退回是常有的事。我们整理了这几年客户移交环节的高频退单原因，列出来给准备做移交的单位做个参照。
第 一个是元数据字段不全。
这是退单率最高的原因。档案馆的接收标准要求元数据字段齐全，常见问题集中在责任者、形成日期、保管期限这三个字段上。责任者写简称不写全称，形成日期只写年份不写具体日期，保管期限没填或者填了不在规范表里的值。
解决办法是在系统里做元数据校验规则，字段缺失或者格式不符合的，在归档环节就拦截退回，不要等到移交才发现。
第二个是档号规则不合规。
档号有明确的编制规则，全宗号、目录号、案卷号、件号各段的长度和含义都有规定。常见错误是段位顺序写反、位数不足、用了规范不允许的字符。这一条要在系统里做成规则引擎，自动生成档号，不让人工填写。
第三个是文件格式不符合要求。
移交要求版式文件用规定的格式，不能是源生的可编辑格式。常见问题是把扫描件直接存成图片格式就移交，或者把版式文件存成了带编辑权限的版本。
解决办法是在系统里内置格式校验，移交前自动扫描数据包，格式不符的列出来提示转换。
第四个是电子印章和签名处理不当。
这一条最近变复杂了。《电子印章管理办法》明确了电子印章的法律效力，但《电子档案管理办法》要求电子档案移交时不保留电子印章的数字签名信息、只保留印章图形，同时要同步收集印章备案材料与电子签名认证证书等基础凭证。
实务中常见的错误有两种：一种是把签名信息全留下了，一种是把印章图形也一起剔掉了。正确的做法是剥离签名、保留图形、同步收集凭证材料一并移交。
第五个是缺少完整性校验信息。
电子档案数据包要有完整性校验值，接收方要能验证数据在传输过程中没有被篡改。常见问题是数据包里没有校验文件，或者校验算法不符合要求。
第六个是目录与实体对不上。
移交数据包里的目录文件描述的内容，跟实际的电子文件数量、顺序对不上。这种错误在人工整理环节最容易发生。解决办法是在系统里做数据包自检，目录条数和文件数量自动比对，对不上不允许提交。
这六个问题里，前五个都可以在系统层面做自动校验拦住。真正难的是第六个，因为它反映的是整理环节的工作质量问题，系统只能提示，不能替代人去做。
我们的建议是：移交前在系统里跑一次完整的预检，把六个问题逐项过一遍，通过之后再正式提交。这一步花的时间通常不超过半天，但能省掉一次退单往返的几天。
具体移交要求以各接收档案馆的正式规定为准，建议提前沟通确认。
河北盛美智能集团股份有限公司的电子档案管理系统内置移交预检模块，六类高频问题可自动识别并提示。
