最高人民法院与国家档案局联合印发《关于人民法院推行电子档案单套管理的通知》，给电子档案管理系统这一层提出了很具体的要求。做电子档案系统这些年，我们把通知里跟系统能力直接相关的几条拆出来，说说系统侧要接住什么。

第 一件事是在线收集要真在线。

通知要求办案系统和公文处理系统形成的文件材料以电子形式在线收集、整理、归档。这一条看着简单，落到系统上是一整套接口工程。文件从业务系统出来的时候，要带着完整的元数据??责任者、形成日期、文号、密级、保管期限、业务系统标识。这些数据在业务系统里本来就有，问题是怎么在归档这个动作发生时完整传过来。

我们的做法是做标准归档接口，业务系统按约定格式推送，系统自动校验完整性，缺字段的退回补录。校验规则可以配置，不同单位的要求不一样。

第二件事是整理要自动化。

传统档案整理靠人工分类、排序、编目、装盒。电子档案单套管理下，这些环节要尽量自动化??按预定义的分类方案自动归类，按保管期限表自动鉴定，按档号规则自动生成档号。人工只做复核和例外处理。

这里有个细节值得说：分类方案和保管期限表要在系统里结构化管理，不能只在文档里写着。规则进了系统，才能自动执行。

第三件事是归档要闭环可溯。

通知提到一键归档、闭环可溯。落到系统上是四个环节的记录都要留：文件从业务系统推送的记录、系统接收校验的记录、整理归档的记录、最终入库的记录。四个环节串起来，形成完整的归档链条。任何一环出问题，都能查到是在哪一步断的。

第四件事是存储要安全可靠。

通知要求电子档案存储安全、调用便捷。这一条对系统的要求是：存储要做多副本，读取要有权限控制，调用要有日志记录。我们的做法是在线存储加近线备份加离线归档三层结构，重要档案做异地备份。

第五件事是移交接收要规范。

电子档案最终要移交进馆。移交环节的数据包封装、格式转换、元数据映射、数字签名验证，系统要全流程支持。我们在系统里做了移交包自动生成，按档案馆要求封装，减少人工出错。

第六件事是长期保存要考虑。

电子档案要保存几十年，格式会过时，软件会迭代。系统要做格式迁移和仿真环境的预案，这一块很多单位现在还不够重视。

具体实施要求以各单位正式采购文件与官方发布的技术规范原文为准，建议查阅核实。

河北盛美智能集团股份有限公司的电子档案管理系统支持在线收集、自动整理、闭环归档与规范移交，全国产化信创环境适配。